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Le processus d’appel d’offre

Dans tout projet, quelle qu’en soit la nature, une entreprise n’est pas nécessairement l’exécutant direct. Il existe ce que l’on appelle « appel d’offres ». Il s’agit d’un processus permettant au propriétaire principal du marché de mettre en concurrence plusieurs prestataires, afin d’ identifier le plus susceptible de mener à bien les travaux à exécuter. Les prestataires mis en concurrence sont appelés soumissionnaires. Ce processus concerne surtout les marchés publics, mais commence à gagner de plus en plus le domaine du privé. A ce titre, l’entreprise sélectionnée s’apparente à un sous-traitant. Le système d’appel d’offres permet aux commanditaires de gagner à la fois du temps et d’économiser en coût. Les appels d’offres peuvent concerner des produits ou des services.

Les étapes préliminaires

Avant de passer aux appels d’offres proprement dits, il existe plusieurs étapes à entreprendre pour qu’elles soient les plus claires, nettes et précises possibles. Le but est à la fois de faciliter les réponses émanant des soumissionnaires mais également de filtrer à l’avance les entreprises soumissionnaires. Parfois, il existe ce que l’on appelle un short listing. Il s’agit d’identifier au préalable les entreprises pouvant soumissionner.  Ces étapes consistent à :

Mettre en place les cahiers des charges. Ce sont des documents techniques détaillant les tâches attendues de l’entreprise qui sera sélectionnée, ainsi que les conditions d’exécution des travaux à entreprendre. Ce sont par exemple le planning des travaux, les profils des techniciens qui devront être affectés à chaque poste de travail, les documents divers à remettre aux commanditaires, etc.

Diviser les travaux en lots. Il s’agit ici de grouper les travaux similaires en lots. La similarité peut être de nature technique, d’ordre de fonctionnalité (même zone d’exécution, etc.). Cette étape n’est pas obligatoire. Elle concerne surtout les marchés à gros budgets. Le principe est d’attribuer des lots de travail à des entreprises différentes. Il est question de sécurité, cela permet de gérer les risques.

Mettre en place des conditions de sélection. Cette étape consiste à décrire avec détails le profil des entreprises appelées à soumissionner, ainsi que les étapes à suivre pour pouvoir soumissionner. Les informations à fournir peuvent ainsi être la description des domaines d’intervention de l’entreprise, les expériences de l’entreprise, les ressources de l’entreprise, la situation fiscale, etc. Les étapes à suivre peuvent être la remise d’offres techniques, financières, notes méthodologiques, etc. Parfois, l’enveloppe ou le plafond du budget alloué à l’exécution des travaux est mentionné, mais pas obligatoire.

L’appel d’offres et la sélection

C’est seulement après les étapes préliminaires que l’appel d’offre est lancé. Après le dépouillement des offres reçues, l’étape de sélection des entreprises commence. Il s’agit ainsi d’évaluer les offres émanant des soumissionnaires. Une grille d’évaluation est alors élaborée. C’est un système de notation qui permet d’identifier l’offre la plus pertinente. D’une manière générale, ce sont les offres techniques qui sont évaluées les premières. Différents critères peuvent être priorisés, selon les cas. A titre indicatif, ce sont les expériences, la description de la méthodologie, les profils des membres des équipes, etc. Ensuite, les offres financières sont analysées. L’offre du moins disant n’est pas nécessairement la meilleure. Les postes budgétaires et les justifications sont également analysés. L’ensemble arithmétique des notes attribuées (offre technique et offre financière) déterminera le choix final.

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